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工程合同及工程档案管理制度
为进一步加强工程合同及工程档案管理工作,提高工程合同及工程档案管理水平,逐步实现公司工程合同及工程档案管理工作的规范化,制度化,科学化,特制定本制度.
一,本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件,应标文件,技术方案,合同文本(含工程总包及工程分包合同),深化设计方案,工程会议记要,工程联系单,工程签证单,竣工资料(清单见附表1)等.
二,合同档案管理原则
1,合同档案实行网络管理体系,由公司工程行政人员集中统一管理,以确保档案的完整,完全和有效利用.
2,工程行政人员负责统筹,协调,组织,整理,保管公司所有工程合同及档案,并负责监督指导各个工程项目部的合同及档案管理工作.
3,各项目部应分别建立建全档案文档的形成,积累,整理,归档工作体系.
三,合同文档的移交
1,每个工程项目在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组及财务部存档.
2,各工程项目应由项目经理将全套合同资料档案(交接清单参见附表2)向合同管理组移交.
3,合同项目终止后各项目部须将该项目的所有技术资料汇总成册,经公司领导审阅后,具有长久保存价值的技术资料向合同管理人员移交.
4,移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全,完整,必须层次分明,符合其形成规律.
5,合同文档移交时,必须编制档案移交清单并当面清点.以双方签字认可后方为完成交接手续.
四,合同文档的管理办法
1,合同文档以年代结合项目性质进行分类编号.
2,保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失,损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任.
3,档案管理人员要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单.
4,合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询,利用工作.
5,各项目部和个人可在档案管理人员处查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经公司部门主管领导签字同意后,方可在合同管理员处办理相关借阅手续,以影印件借出.合同原件无特殊情况不得外借.
6,合同文档的保存条件要有防火,防潮,防有害生物等措施,以确保合同文档的安全.
7,借阅人不得涂改,伪造,撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚.
8,合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚.
附1:竣工资料明细表
附2:合同档案交接清单
附1
竣 工 资 料 明 细 表
序 号
资 料 名 称
01
工程开工报告
02
工程施工组织方案及进度计划
03
材料设备报验资料
04
工程隐蔽工程报验资料
05
工程测量报验资料
06
工程安装报验资料
07
工程竣工报验单
08
工程初验报告
09
工程整改通知单
10
工程试运行记录及报告
11
工程竣工报告单
12
工程竣工验收合格证书
13
工程决算报告
14
工程各系统操作及维护手册
15
工程总结报告
16
用户使用及评议报告
17
其它附件
附2
工程合同及档案交接清单
合同号: 交接时间:
序 号
资 料 名 称
数 量
核 实
1
招标文件
2
应标文件
3
设计方案
4
中标通知书
5
合同文本
6
深化设计方案
7
工程会议记要
8
工程联系单
9
工程签证单
10
竣工资料
11
工程售后交接单
12
其它
交接人签名: 接受人签名: