亚洲大学档案管理办法  文件类型：DOC/Microsoft Word  文件大小：字节

四,亚洲大学档案管理办法
第 一 条 为使本校来往公文透过严谨而有系统的点收,整理,分类,装订,归档上架,以建全档案管理,依行政院秘书处订颁之「文书处理档案管理手册」及行政院研考会档案法相关规定,订定本要点.
第 二 条 档案管理系指档案管理作业过程中之点收,整理,登记,分类,编案,编目,装订,入档,保管,检调,清理,销毁,移转,机密等级调整注销等程序及其他有关事项之处理.
第 三 条 凡处理本校公务或与公务有关之全部文书,图表,簿册,其已结案或存查之案件,送交总务处文书组编列档案,集中管理.
第 四 条 应行归档之案件,各单位承办人应先加以检查整理,文件如有脱漏应予补齐,手续未完备者应予补备;抽存之附件及污损之处均予注明,在公文处理登记簿详载案由,收发文号,日期,送交文书组点收归档.
第 五 条 档案管理人员点收归档案件,应逐案逐件清点核对:
一,文件不全者,退还补正.
二,文件有污损或字迹模糊不清者,退还补正.
三,存查文件,未经批准者,退还补办.
四,发文文稿有漏判,漏印,漏发,漏会者,退还补办.
五,附件漏送或附件未全,或未经签准而抽存者,退还补正.
六,文件未编列文号或文号有误者.退还补正.
七,并同原件归档之附件不符规定者,将原件连同附件,退还更正.
八,归档文件与公文处理登记簿登载不符者,退还更正.
第 六 条 归档之文件,经检查无讹后,即分别於公文处理登记簿及文件上加盖归档戳记.
第 七 条 归档文件经检查无讹后,应加以分类整理,编目.
第 八 条 附件应与原文件装订,如遇过厚过多不便装订时,可另行存置,惟应於附件上注明档号,收发文字号,并在签办单内注明附件 件存放处所.若附件由承办单位自行抽存,在公文处理登记簿及签办单上,加盖「附件未归档」字样.
第 九 条 本校档案分类对照表采书本式分类方式编制,每一分类号一页,凡同一分类号之各案,各依次书写於该分类号同一页内.各
页概依分类号别大小次序装订,如系新案,并应依序登录目录内.
第 十 条 本校采用档案号码索引簿将每份文件之档号依收发文字号,填注於栏内.
第十一条 档案依左列程序入档:
一,档案登入档案号码索引簿后,入档文件依所属分类号之项/号置於档案夹内,制作卷宗目录表档,贴於档案夹首页.
二,每一档案夹以存放同一分类号之各案为原则,如同一类号之案件过多时,得用续夹,依档案夹之宗号顺序排列.
三,对收到归档公文,以当日处理完毕入档为原则.
第十二条 档案应根据案件办理先后,由上而下依次汇订,再依档案夹之类别及档号次序排列档案柜,顺序存放.
第十三条 档案装订以一年一次,装订档案须整齐划一.
第十四条 机密档案之存放应与普通档案分开,采用机密档案柜典藏,并指定专人负责管理.
第十五条 另存附件按档号先后次序,放置於附件箱内,并贴置标签,书明档号.
第十六条 档案保管场所,非档案管理人员,不得擅自进出.
第十七条 借调档案以与承办单位业务相关为原则;若借调非主管业务案件,应签报会有关单位主管同意,始能借调.
第十八条 借调档案须填写公文借调单,一案一单,由调案人填写,完成规定程序后,送档案管理人员调取.
第十九条 借调之档案,如遇拆散,涂改,抽换,增损,转借,转抄,遗失,缺漏等情事,不予归档,并送请总务长签报校长处理.
第二十条 档案借调以七天为限,届期仍需继续使用,须填展期单;如遇承办单位或其他单位有急用,得随时催还.
第廿一条 档案管理人对逾期之档案,填写催还单向借调人催还;经稽催两次仍不归还时,送交总务长签报校长处理.
第廿二条 借调档案归还后,档案管理人於借调单上加盖归还日期,以备查考.
第廿三条 档案保存期限分永久保存与定期保存两种.
第廿四条 各级行政/学术单位之下列档案须永久保存:
一,关於法令规章及其解释案件.
二,关於单位之设立,调整或裁撤案件.
三,关於各项施政方针规划及报告.
四,关於各项会议决议与会议纪录.
五,关於人事任免,奖惩,考绩及训练案件.
六,其他历史文献可供永久查考之案件.
第廿五条 定期保存之档案,除另有规定外,其保存年限区分为十五年,十年,五年,三年,一年之保存年限.
第廿六条 档案管理人员应每年定期清理一次.
第廿七条 已届满保存期限之档案,应缮造档案销毁清册,送原业务承办单位审查.凡认为有延长保存期限之必要者,应签注具体理由及延长期限,并由单位主管核章.其经业务主管单位同意销毁之档案,在清册之同意销毁栏内签章,送由总务长签报校长核准.
第廿八条 各种会计凭证之销毁,应依会计法有关规定办理.
第廿九条 已销毁之档案,其光碟资料仍应保存,并在目录上加盖「○年○月○日奉准销毁」字样.
第三十条 销毁档案之目次表,依档号另行建档,以备参考.
第卅一条 本办法自公布之日实施,如有未尽事宜,得随时修正之.